Excel 2007 связанные таблицы для чего они



Сортировка и фильтрация


Иногда таблицы могут содержать довольно большое количество данных, причем эти данные зачастую будут представлены в виде списка. В таком случае, очень помогают в работе такие инструменты, как сортировка списков и их фильтрация. Но, при этом список должен быть оформлен определенным образом, в противном случае инструменты сортировки и фильтрации работать не будут.

Как правило, список состоит из записей (строк) и полей (столбцов). Столбцы должны содержать однотипные данные. Список не должен содержать пустых строк или столбцов. Если в списке присутствуют заголовки, то они должны быть отформатированы другим образом, нежели остальные элементы списка.

Сортировка списков


Сортировка или упорядочивание списков значительно облегчает поиск информации. После сортировки записи отображаются в порядке, определенном значениями столбцов (по алфавиту, по возрастанию/убыванию цены и пр.).

Сделайте небольшой список для тренировки.

Выделите его.

Нажмите кнопку "Сортировка и фильтр" на панели "Редактирование" ленты "Главная".

Выберите "Сортировка от А до Я". Ваш список будет отсортирован по первому столбцу, т.е. по полю ФИО.

Если надо отсортировать список по нескольким полям, то для этого предназначен пункт "Настраиваемая сортировка".

Сложная сортировка подразумевает упорядочение данных по нескольким полям. Добавлять поля можно при помощи кнопки "Добавить уровень".

В итоге список будет отсортирован, согласно установленным параметрам сложной сортировки.

Если надо отсортировать поле нестандартным способом, то для этого предназначен пункт меню "Настраиваемый список" выпадающего списка "Порядок".

Перемещать уровни сортировки можно при помощи кнопок "Вверх" и "Вниз".

Не следует забывать и о контекстном меню. Из него, также, можно настроить сортировку списка. К тому же есть такие интересные варианты сортировки, связанные с выделением того или иного элемента таблицы.

Фильтрация списков


Основное отличие фильтра от упорядочивания - это то, что во время фильтрации записи, не удовлетворяющие условиям отбора, временно скрываются (но не удаляются), в то время, как при сортировке показываются все записи списка, меняется лишь их порядок.

Фильтры бывают двух типов: обычный фильтр (его еще называют автофильтр) и расширенный фильтр.

Для применения автофильтра нажмите ту же кнопку, что и при сортировке - "Сортировка и фильтр" и выберите пункт "Фильтр" (конечно же, перед этим должен быть выделен диапазон ячеек).

В столбцах списка появятся кнопки со стрелочками, нажав на которые можно настроить параметры фильтра.

Поля, по которым установлен фильтр, отображаются со значком воронки. Если подвести указатель мыши к такой воронке, то будет показано условие фильтрации.

Для формирования более сложных условий отбора предназначен пункт "Текстовые фильтры" или "Числовые фильтры". В окне "Пользовательский автофильтр" необходимо настроить окончательные условия фильтрации.

При использовании расширенного фильтра критерии отбора задаются на рабочем листе.

Для этого надо сделать следующее.

Скопируйте и вставьте на свободное место шапку списка.

В соответствующем поле (полях) задайте критерии фильтрации.

Выделите основной список.

Нажмите кнопку "Фильтр" на панели "Сортировка и фильтр" ленты "Данные".

На той же панели нажмите кнопку "Дополнительно".

В появившемся окне "Расширенный фильтр" задайте необходимые диапазоны ячеек.

В результате отфильтрованные данные появятся в новом списке.

Расширенный фильтр удобно использовать в случаях, когда результат отбора желательно поместить отдельно от основного списка.

Связанные таблицы

Связанная таблица - это набор данных, которыми можно управлять как единым целым.

Для создания связанной таблицы предназначена кнопка "Форматировать как таблицу" на панели "Стили" ленты "Главная".

Выберите нужный стиль будущей таблицы и задайте диапазон ячеек, на основе которого будет создана связанная таблица.

После настройки всех параметров мы получим связанную таблицу. Рядом с заголовками столбцов появятся кнопки со стрелочками (по аналогии с фильтрацией), а в окне программы появится контекстный инструмент "Работа с таблицами", содержащий ленту "Конструктор".

Каждой связанной таблице дается уникальное имя. По умолчанию - "Таблица_номер". Изменить название excel 2007 связанные таблицы для чего они таблицы можно на панели "Свойства".

На панели "Стили таблиц" можно, при необходимости, изменить или настроить стиль связанной таблицы.

Связанную таблицу можно обратно превратить в обычный диапазон ячеек. Для этого предназначена кнопка "Преобразовать в диапазон" на панели "Сервис" контекстной ленты "Конструктор".

Рядом с заголовками столбцов расположены кнопки сортировки и фильтрации, при помощи которых можно сортировать данные и применять фильтры.

В связанной таблице можно подсчитывать итоговые значения в столбцах. Для этого надо установить флажок "Строка итогов" на панели "Параметры стилей таблиц".

При помощи выпадающего списка можно выбрать нужное значение итоговой функции.

В связанную таблицу можно добавлять/удалять строки и столбцы.

Это можно делать несколькими способами.

1. Воспользоваться кнопкой "Изменить размер таблицы" на панели "Свойства".

2. Установить курсор в ячейке связанной таблицы, рядом с которой надо добавить новый столбец (строку) и на панели "Ячейки" ленты "Главная" и воспользоваться кнопкой "Вставить".

3. А также используя контекстное меню.

Работа с диаграммами

Для создания диаграммы необходимо воспользоваться инструментами панели "Диаграммы" ленты "Вставка".

Если не устраивает ни один из предложенных вариантов диаграмм, то необходимо воспользоваться кнопкой вызова окна панели "Диаграммы".

После этого надо указать диапазон данных для построения диаграммы. Если данные берутся из всей таблицы, то достаточно указать любую ячейку таблицы. Если надо выбрать лишь определенные данные из таблицы, то надо выделить этот диапазон. Во время выделения можно пользоваться кнопками Shift, Ctrl.

Для взаимной замены данных на осях надо воспользоваться кнопкой "Строка/Столбец".

После вставки диаграммы в окне Excel 2007 появляется контекстный инструмент "Работа с диаграммами", содержащий три ленты "Конструктор", "Макет", "Формат".

Изменение типа диаграммы

Если созданный тип диаграммы не устраивает, можно его изменить. Для этого щелкните правой кнопкой мыши в области диаграммы, затем в контекстном меню выберите команду Изменить тип диаграммы. При этом снова отображается диалоговое окно Вставка диаграммы. Выберите новый тип диаграммы, например График, после чего щелкните мышью на кнопке ОК.

Характеристики диаграмм

Гистограмма показывает изменение данных за определенный период времени и иллюстрирует соотношение отдельных значений данных.

Категории располагаются по горизонтали, а значения по вертикали. Таким образом, уделяется большее внимание изменениям во времени. Гистограмма с накоплением демонстрирует вклад отдельных элементов в общую сумму. В трехмерной гистограмме сравнение данных производится по двум осям.

Линейчатая диаграмма отражает соотношение отдельных компонентов. Категории расположены по горизонтали, а значения по вертикали, таким образом, уделяется большее внимание сопоставлению значений и меньшее – изменениям во времени. Линейчатая диаграмма с накоплением показывает вклад отдельных элементов в общую сумму.

График отражает тенденции изменения данных за равные промежутки времени.

Круговая диаграмма показывает как абсолютную величину каждого элемента ряда данных, так и его вклад в общую сумму. На круговой диаграмме может быть представлен только один ряд данных. Такую диаграмму рекомендуется использовать, когда необходимо подчеркнуть какой-либо значительный элемент. Для облегчения работы с маленькими долями диаграммы в основной диаграмме их можно объединить в один элемент, а затем разбить их в отдельную диаграмму рядом с основной.

Точечная диаграмма отображает взаимосвязь между числовыми значениями в нескольких рядах и представляет две группы чисел в виде одного ряда точек в координатах ху. Эта диаграмма отображает нечетные интервалы (или кластеры) данных и часто используется для представления данных научного характера. При подготовке данных следует расположить в одной строке или столбце все значения переменной х, а соответствующие значения переменной у- в смежных строках или столбцах.

Диаграмма с областями подчеркивает величину изменения в течение определенного периода времени, показывая сумму введенных значений. Она также отображает вклад отдельных значений в общую сумму.

Кольцевая, как и круговая диаграмма, кольцевая диаграмма показывает вклад каждого элемента в общую сумму, но в отличие от круговой диаграммы она может содержать несколько рядов данных. Каждое кольцо в кольцевой диаграмме представляет отдельный ряд данных.

В лепестковой диаграмме каждая категория имеет собственную ось координат, исходящую из начала координат. Линиями соединяют все значения из определенной серии. Лепестковая диаграмма позволяет сравнить общие значения из нескольких наборов данных.

Поверхностная диаграмма используется для поиска наилучшего сочетания двух наборов данных. Как на топографической карте, области с одним значением выделяются одинаковым узором и цветом.

Пузырьковая диаграмма является разновидностью точечной диаграммы. Размер маркера данных указывает значение третьей переменной. При подготовке данных следует расположить в одной строке или столбце все значения переменной х, а соответствующие значения у – в смежных строках или столбцах.

Биржевая диаграмма часто используется для демонстрации цен на акции. Этот тип диаграммы также может быть использован для научных данных, например, для определения изменения температуры. Для построения этой и других биржевых диаграмм необходимо правильно организовать данные. Биржевая диаграмма для наборов из трех и пяти значений может иметь две оси: одна для столбцов, представляющих интервал колебаний, другая для цен на акции.

Изменение источника данных

Возможно изменение источника данных для созданной прежде диаграммы. Для этого щелкните правой кнопкой мыши в области диаграммы, затем в контекстном меню выберите пункт Выбрать данные. После выполнения этой команды отобразится диалоговое окно Выбор источника данных.

В поле Диапазон данных для диаграммы указывают диапазон ячеек, служащих источником данных для диаграммы.

На панели Элементы легенды (ряды) можно добавить новые записи, отредактировать либо вовсе удалить прежние записи.

На панели Подписи горизонтальной оси (категории) можно удалить или изменить надписи на горизонтальной оси диаграммы.

Кнопка "Строка/Столбец" используется для взаимной замены данных на осях.

Сводные таблицы Excel 2007

Сводные таблицы предназначены для удобного просмотра данных больших таблиц, т.к. обычными средствами делать это неудобно, а порой, практически невозможно.

Сводными называются таблицы, содержащие часть данных анализируемой таблицы, показанные так, чтобы связи между ними отображались наглядно. Сводная таблица создается на основе отформатированного списка значений. Поэтому, прежде чем создавать сводную таблицу, необходимо подготовить соответствующим образом данные.


Источник: http://kzbydocs.com/docs/396/index-77067-1.html?page=2



Рекомендуем посмотреть ещё:


Закрыть ... [X]

Создание связи между двумя таблицами в Вязание кофточки ребенку сверху

Excel 2007 связанные таблицы для чего они Excel 2007 связанные таблицы для чего они Excel 2007 связанные таблицы для чего они Excel 2007 связанные таблицы для чего они Excel 2007 связанные таблицы для чего они Excel 2007 связанные таблицы для чего они Excel 2007 связанные таблицы для чего они

Похожие новости